Neues ERP-System bei Kölner Multifunktionsarena

Die Kölner LANXESS arena Management GmbH hat seit Anfang 2020 die DOiT|Sport & Event Lösung der GWS Unternehmensgruppe auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central im Einsatz. Im März folgte die Verknüpfung der Lösung mit dem Shop- und Ticketing-System von CTS EVENTIM Sports. Wieso eine neue Lösung gebraucht wurde und wie die Zusammenarbeit mit dem neuen IT-Partner aus Münster läuft, beschreibt Geschäftsführer Stefan Löcher im Interview.

Enge Zusammenarbeit mit GWS/DOiT|Sport & Event: Deutschlands größte Indoor-Arena hat ein System-Update eingeführt. Bild: AMG

Herr Löcher, die LANXESS arena steht zuallererst für Sport, Musik und Entertainment. Welche Rolle spielt in diesem Umfeld ein ERP-System im Rechnungswesen?

Stefan Löcher Bild: Louis Bürk

Löcher: Wir sind heute einer der bestbesuchten Arenen in Europa und bieten Platz für rund 20.000 Besucher. Regelmäßig finden bei uns Musik- und Sportveranstaltungen auf höchstem Niveau statt. Um die vielen damit verbundenen Aufgaben gut und professionell abwickeln zu können, kommen wir ohne eine leistungsstarke und moderne IT nicht mehr aus. Dies gilt besonders für das Rechnungswesen. In dem ERP-System, das hier läuft, wird alles gespeichert und verarbeitet, was für die Bilanz notwendig ist. In unserem Fall sind dies beispielsweise die Ein- und Ausgaben im Zusammenhang mit der Vermietung der Arena sowie die Erlöse aus dem Ticket-Verkauf für den VIP-Bereich. Ein enorm wichtiger Bereich ist zudem der gesamte Gastronomie-Bereich. Wenn man bedenkt, dass wir bei einer Veranstaltung so viele Besucher haben wie eine Kleinstadt Einwohner, kommt hier schon gewaltig etwas zusammen.

Was waren im vergangenen Jahr die Gründe, warum Sie sich nach einer neuen Software umgesehen haben?

Löcher: Es gab mehrere Gründe, warum wir nach einer neuen ERP-Lösung für das Rechnungswesen suchten. Der erste war die Lebensdauer unserer bisherigen Lösung und die damit verbundenen Beschränkungen der jetzigen Anwendung. Nicht nur, dass es in dem gut 12 Jahre alten NAVISON-System viele der heute üblichen Funktionen noch nicht gab, wir konnten auch bestimmte Zahlungsmethoden nicht mehr abbilden, SEPA-Mandate waren z. B. schwierig. Ein Problem war zudem das Ticketing-System, das in die ERP-Lösung integriert war. Es war damit nicht möglich, einen Online-Shop anzubinden und die gekauften Tickets für unseren VIP-Bereich entsprechend abzurechnen. Ohne diese Leistung kommt ein Event-Anbieter heute nicht mehr aus.

Das Thema Ticketing spielt für Stadien eine große Rolle. Können Sie die Bedingungen bei der LANXESS arena bitte näher erläutern?

Löcher: In der LANXESS arena gibt es zwei getrennte Varianten, was den Verkauf der Eintrittskarten angeht. Wenn ein Anbieter die Arena für ein Event, zum Beispiel eine Sportveranstaltung, nutzt so vermarktet er auch die Mehrzahl der Tickets. Welche Wege er dafür einsetzt und mit wem er im Vertrieb zusammenarbeitet, entscheidet er selbst. Betroffen von dieser Regelung sind rund 19.000 der etwa 20.000 verfügbaren Tickets. Bei jeder Veranstaltung, unabhängig von der Art des Events, gibt es parallel dazu einen Club-Bereich, den wir komplett selbst vermarkten. Hierbei handelt es sich um rund 1.000 Karten für Logen und andere exklusive Bereiche in der Arena, die teilweise auch dauerhaft vermarktet werden. Alle Umsätze, die wir hierbei erzielten, haben wir bis in das letzte Jahr hinein über das Ticketing-System abgewickelt, das in der vorhandenen NAVISION-Lösung integriert war. Wie schon beschrieben, war dieses jedoch aufgrund des Alters und fehlender Updatefähigkeit nicht mehr für die Zukunft geeignet.

Wie war die weitere Vorgehensweise, nachdem Sie sich für das neue ERP-System entschieden haben?

Löcher: Wir haben uns darauf geeinigt, dass wir mit der neuen Lösung grundsätzlich im Microsoft-Umfeld bleiben wollten. Hierfür sprach die guten Erfahrungen mit der Navision-Anwendung, die Vertrautheit mit den Microsoft Arbeitsumgebung und das Anwenderwissen der Mitarbeiter. Basierend auf dieser Entscheidung haben wir uns nach passenden Dienstleistern umgeschaut und diese eingehend geprüft. Unter anderem haben wir auch Partner nach deren Erfahrungen befragt.

Was sollte das neue System können?

Löcher: Wichtig war uns vor allem ein maximal flexibles Arbeiten mit der Lösung. Die im System autorisieren Mitarbeiter sollten von jedem Ort und zu jeder Zeit auf die Daten zugreifen können, und das sowohl auf dem Desktop als auch mit dem Tablet oder dem Smart Phone. Einen wichtigen Baustein stellten zudem die Schnittstellen dar. Wir brauchten einerseits einen Weg, um die vielen Kassen in der Arena anzubinden, vor allem aber eine Schnittstelle zur Shop Lösung von CTS EVENTIM Sports. Hintergrund war, dass wir mit der Umstellung auf die neue ERP-Lösung auch hier eine Änderung herbeigeführt haben. Wir vermarkten nun unsere Premium-Karten nicht mehr selbst, sondern dies erfolgt über den Partner. Die damit verbundenen Informationen, vor allem die Abrechnungsdaten, fließen direkt in unser ERP-System.

Wie kam die Zusammenarbeit mit der Abteilung DOiT der GWS Unternehmensgruppe zustande?

Löcher: Wir wussten, dass die GWS in ihrer DOiT|Sport & Event Lösung bereits über eine Schnittstelle zu CTS EVENTIM Sports verfügt und aufgrund der Microsoft-Grundlage sehr gut in unsere Gesamt-IT-Landschaft integriert werden konnte. Außerdem eilte dem Unternehmen ein guter Ruf voraus. Wir hatten von mehreren Seiten gehört, dass GWS/DOiT bei verschiedenen Fußballvereinen der Profi-Ligen sehr gute Arbeit leisten. Dass die GWS alles in allem das beste Gesamtkonzept zu fairen Preisen angeboten hat, rundete die Sache ab. Es gab somit keinen Grund der gegen eine Zusammenarbeit mit der GWS/DOiT sprach.

Und wie sind bis jetzt die Erfahrungen mit der neuen Software?

Löcher: Das neue Microsoft ERP-System Dynamics 365 Business Central inklusive des „Modern Clients“ läuft seit Anfang des Jahres, die Schnittstelle zu CTS EVENTIM Sports seit März 2020. Wir können zu beiden Systemen nur eines sagen: Alles läuft gut und reibungslos. Dies gilt auch insbesondere für die browserbasierte Arbeit mit dem Modern Client. In der Corona-Krise ermöglichte er uns ein einfaches und schnelles Arbeiten im Homeoffice. Erhebliche Hilfestellung bietet uns zudem das Programm OPplus, das eine extrem gute Bearbeitung von Kreditoren und Debitoren ermöglicht. Alles gut – das gilt natürlich auch, was die Leistung des Dienstleisters GWS angeht. (Stadionwelt, 15.05.2020)