Checkliste: Planung der Gastronomie

Ob in einem Zelt, einem Container oder einer sonstigen Veranstaltungsstätte – neben den gesetzlichen Richtlinien ist bei der Planung der Gastronomie für ein Event einiges zu beachten. Die folgende Checkliste soll einen Überblick über die verschiedenen Planungsschritte liefern.

A) Veranstaltungskoordinaten

1. Kostenrahmen des Caterings

• Wie hoch ist das Gesamtbudget?
• Wie sind die Budgetvorgaben pro Person?
• Welche Aspekte sind nicht im Budget enthalten? (z.B. Raummieten, Strom- und Energiekosten, Transportkosten)

2. Veranstaltungsort

• Wo findet die Veranstaltung statt?
• Welche Besonderheiten bezüglich der Anlieferung gibt es? (z.B. Anmeldung, Sicherheitsdienst, Aufzüge etc.)

3. Art der Location

• Findet die Veranstaltung Outdoor oder Indoor statt?

4. Veranstaltungsdatum

• Von wann bis wann findet die Veranstaltung statt?
• Wann beginnt der Auf- und wann der Abbau?

5. Zeitpunkt der Bewirtung

• Wann treffen die Gäste ein?
• Wann beginnt der Cateringservice?
• Welche weiteren Programmpunkte gibt es?
• Wann endet die Veranstaltung?

6. Anzahl der Gäste

• Wie viele Gäste sind zu bewirten?

7. Crew-Catering

• Ist ein Crew-Catering notwendig bzw. gewünscht?

B) Veranstaltungsart / Leistungsumfang

1. Speisen

• Stehempfang (kalt/warm)
• Büffet (kalt/warm)
• Mehrgängiges Menü
• Pausenverpflegung / Snacks
• Sonstiges: Vegetarisches Essen, kein Schweinefleisch, koscheres Essen

2. Getränke

• Aperitif
• Erfrischungsgetränke
• Fruchtsäfte
• Bier
• Wein
• Bargetränke (Longdrinks & Cocktails)
• Kaffee und Digestif nach dem Essen

3. Personal

• Küchenpersonal
• Servicepersonal
• Hostessen

4. Mietmöbel und Equipment

• Geschirr und Besteck
• Küchengeräte
• Tische und Stühle
• Stehtische
• Tischwäsche
• Dekoration