„Eine neue Dimension der Transparenz“

Interview mit Rainer Schüler und Jörg Bremer von der VP Venue Planner GmbH. Deren Software ermöglicht es, die komplette Veranstaltungsorganisation zu digitalisieren.

Stadionwelt: Herr Schüler, Sie blicken bereits auf eine mehrjährige Berufserfahrung in der Branche – standen allerdings vorrangig auf der Seite der Venue-Betreiber. Was haben Sie auf Ihren einzelnen Stationen hinter den Kulissen von Arenen mitbekommen und gelernt?
Schüler: Als Pressesprecher der Arena in Düsseldorf musste ich zumindest grundlegende Kenntnisse zu allen wichtigen Betreiberthemen haben, um auch fundiert Auskunft geben zu können. Als Geschäftsführer der Arena in Abu Dhabi hat sich dies dann noch einmal vertieft. Und bei der Vorbereitung zum Grand Départ in Düsseldorf 2017 war dieses Wissen dann ebenfalls hilfreich. Allerdings genau bei dieser Aufgabe hat sich sehr schnell herausgestellt, dass es äußerst schwierig werden würde, alle am Event beteiligten Personen, Institutionen, Partner oder Dienstleister zur gleichen Zeit auf demselben Wissenstand zu halten. Da fehlte uns ein Hilfsmittel.

Stadionwelt: Herr Bremer, Sie sind Anfang September als zweiter Geschäftsführer bei Venue Planner eingestiegen. Welche Expertise bringen Sie ein?
Bremer: Vor meiner Zeit als Verantwortlicher für Public Events in der Arena in Düsseldorf war ich bei verschiedenen Veranstaltern für die örtliche Durchführung von Tour-Produktionen zuständig. Egal für welche Spielstätte, Tour-Produktion oder Event – es fehlte immer an einer Lösung, ganzheitlich zu planen. Aus Sicht des Veranstaltungsplaners gab und gibt es immer wieder große Herausforderungen, wenn man auf analoge Pläne oder Excel-Listen als Grundlage angewiesen ist.

Stadionwelt: Die Software von Venue Planner digitalisiert die Planung von Veranstaltungspersonal sowie -material. Was bedeutet das konkret in der Praxis?
Schüler: In erster Linie eine neue Dimension der Transparenz schon in der Planung. Alle Beteiligte sehen auf ein- und denselben Plan, haben immer dieselben Informationen.
Bremer: Hinzukommt, dass wir eine Veranstaltung nicht mehr länger als starres Konstrukt betrachten, sondern als ein agiles, sich änderndes Objekt mit mehreren und verschiedenen Phasen: Die Einlass-Situation bei einem Fußballspiel zum Beispiel hat ein ganz anderes Sicherheits-Setup als das Setup während des Spiels oder zum Auslass. Dem tragen wir Rechnung, indem wir einzelne Phasen vorsehen. So können wir viel genauer planen.

Stadionwelt: Welche Vorteile hat die Software? Welche Probleme löst sie?
Schüler: Die analoge Event-Planung wird digital. Durch die digitale Planung von Personal und Material innerhalb einer Veranstaltungsstätte, aber auch durch die Möglichkeit, auf einer Umgebungskarte die Wegebeziehungen abzubilden und zu planen, verbessert der Venue Planner die Zusammenarbeit der verschiedenen Gewerke.
Bremer: Weiterhin können wir die Kosten für die Planung von Beginn an darstellen. Da sollten auch böse Überraschungen ausbleiben. Ein weiterer Vorteil ist, dass wir durch die Zuordnung von Personal zu Ort und Zeit, bzw. Phase und Aufgabe bei der Veranstaltung individuelle Unterlagen erstellen können, die an jede einzelne Person ausgehändigt werden können. Zunächst noch analog, aber mit Sicherheit in Zukunft auch digital.

Stadionwelt: Seit wann arbeiten Sie an der Software? Welche Herausforderungen galt es zu meistern?
Schüler: Wir sind mittlerweile seit knapp zwei Jahren dabei. Von der Idee bis zur Umsetzung ist es schon ein langer Weg. Das hat vor allem damit zu tun, dass man Investoren finden muss, die an das Projekt glauben und in die Gesellschaft investieren. Das war wohl eine der größten Herausforderungen und hat viel Zeit in Anspruch genommen. Jetzt sind wir dabei, das Produkt an den Start zu bringen und die ersten Lizenzen zu verkaufen. Eine spannende Zeit.

Stadionwelt: Sie arbeiten eng mit Entwicklungspartnern wie Fortuna Düsseldorf und der Deutschen Eishockey Liga. Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit?
Bremer: Durch die lange und intensive Zusammenarbeit mit Fortuna Düsseldorf zu Arena-Zeiten, hatten wir eine Idee, was Fortuna zur Planung brauchen könnte. Durch Gespräche mit den Verantwortlichen bei Fortuna Düsseldorf konnten wir den Fokus noch einmal schärfen. Wir bilden uns nicht ein, jede Herausforderung eines Vereins, einer Liga oder eines Verbandes zu kennen, deshalb sind die Kooperationspartner sehr wichtig. Wir lassen das Feedback unserer Partner in das Produkt einfließen. So können wir davon ausgehen, eine Lösung zu entwickeln, die auch wirklich zu unseren Kunden passt.
Schüler: Letztlich haben die Gespräche mit den verschiedenen Partnern auch immer wieder gezeigt, dass die Idee für die Software richtig ist. Ob DFB, DEL, andere Bundesligaclubs, aber auch unser Partner IBIT oder die Lufthansa Industry Solutions – von allen kommt die Rückmeldung, dass man den Venue Planner sehr gut gebrauchen kann. (Stadionwelt, 13.12.2019)

Firmenhomepage: VP Venue Planner GmbH