„Ein perfektes Projektmanagement auf beiden Seiten“
Um sich fit für die Anforderungen der Zukunft zu machen, aktualisiert Hannover 96 gegenwärtig Teile seiner IT-Landschaft. Im Mittelpunkt der Modernisierung steht die Migration des ERP-Systems NAVISION auf die hochmoderne Anwendung Microsoft Dynamics 365 Business Central in Verbindung mit DOiT | Sport & Event der GWS aus Münster. Mit der neuen Lösung, die das Herzstück aller kaufmännischen und organisatoriscen Prozesse darstellt, möchte Hannover 96 weiterhin eine Vorreiterrolle in der Organisation von Sport-Unternehmen einnehmen. Hierüber spricht Frank Baumgarte, Kaufmännischer Leiter Hannover 96, im Interview.
Baumgarte: Wir hatten seit 2004 eine ERP-Lösung auf Basis von NAVISION im Einsatz. Diese Lösung war das organisatorische Herzstück von Hannover 96 und wurde über die Jahre im starken Maße individualisiert. Im Grunde hatten wir aktuell keinen Schmerz und hätten durchaus noch länger mit der bestehenden Lösung arbeiten können. Das System funktionierte einwandfrei. Allerdings war die Anwendung nunmehr seit über 15 Jahren im Einsatz und entsprach nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik. Wir befanden uns in der Verantwortung, die kommenden 15 Jahre strategisch und somit digital einzuleiten.
Wie kam es schließlich zur Entscheidung, auf Business Central zu gehen und weiter auf die GWS und ihre Unit DOiT | Sport & Event zu bauen?
Baumgarte: Im Zuge unserer Digitalisierungsstrategie haben wir Anfang 2018 den IT-Markt sondiert. Parallel sind wir mit unserem langjährigen Systempartner GWS in Gespräche eingetreten, um zu eruieren, welche Möglichkeiten es gibt, den Anforderungen der neuen „IT-Welt“ gerecht zu werden. In mehreren Workshops und internen Interviews haben wir Business Central intensiv beleuchtet. Dabei kristallisierte sich schnell heraus, dass Business Central eine hochmoderne Plattform für die Branchenlösung DOiT | Sport & Event darstellt. Insbesondere die Möglichkeit, rollenbasierend zu arbeiten, hat uns überzeugt. Des Weiteren verfügt die GWS mit ihrer Unit DOiT über 20 Jahre Erfahrung in unserem Business. Somit haben wir uns entschieden, weiter mit ihnen zusammenzuarbeiten.
Rollenbasiertes Arbeiten. Was bedeutet das?
Baumgarte: Über das integrierte Rollencenter können wir die speziellen Tätigkeiten eines Mitarbeiters bei Hannover 96 eins zu eins nachbilden. Das heißt, ein Kreditoren-Buchhalter hat nur Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen und betreut lediglich die Aufgaben, die ihm automatisch angezeigt und zugeordnet werden. Analoges gilt für die vielen anderen Funktionen bei Hannover 96, also Kassierer, Mitarbeiter im Kartenmanagement oder Lager. Einige Mitarbeiter haben auch mehrere Rollen, können also Dokumente mehrerer Bereiche einsehen und damit arbeiten. Den Komplett-Zugriff auf alle Rollen und damit verbundenen Dokumente hat grundsätzlich nur der Administrator, der je nach Bedarf auch Rollen neu zuordnen und Inhalte der Datenbank von einer Rollenverknüpfung auf eine andere verschieben kann. Die Struktur von Business Central half uns also, die anfallenden Arbeiten ideal zu verteilen und die Fähigkeiten jedes Mitarbeiters gezielt und effizient zu nutzen.
Welche Erwartungen gab es an das neue System?
Baumgarte: Wir haben entschieden, dass wir uns im neuen System weitestgehend am Standard orientieren. Das heißt, die Prozesse der ehemaligen Lösung müssen mindestens abgebildet sein, darüber hinaus sollen weitere Mehrwerte erzeugt werden. Des Weiteren musste gewährleistet sein, dass Business Central mit anderen Anwendungen wie Ticketing, Zutrittskontrolle, Shop, Enterprise Content Management oder Kassensystem optimal interagiert.
Wie viele Mitarbeiter arbeiten mit dem neuen System und welche Wirkung hat es bereits?
Baumgarte: Die positiven Auswirkungen unserer integrativen IT-Strategie zeigen sich jeden Tag. Die gut 40 Mitarbeiter, die mit der Lösung arbeiten, können über die zentrale Plattform exakt nachvollziehen was, bezogen auf kaufmännische Informationen, im Unternehmen vor sich geht. Wir sind heute stolz darauf, dass es praktisch keinen Vorgang mehr gibt, der nicht zumindest informell über das ERP-System nachvollziehbar ist. Neben Informationen zu erworbenen Tickets und verkauften Fanartikeln gilt dies zum Beispiel auch für Daten, die mit mehreren tausend Kundenkarten in Verbindung stehen. Diese lassen sich beim Betreten des Stadions elektronisch mit Geld „betanken“ und dann als einziges Zahlungsmittel für alle Aktivitäten und Käufe im und rund um das Stadion nutzen.
Im Zuge der Neuausrichtung haben Sie sich auch für ein neues Kassensystem von simply-X entschieden. Warum simply-X?
Baumgarte: Wir kennen simply-X seit einigen Jahren und haben deren Zutrittskontrollen im Einsatz. Als wir mitbekommen haben, dass die GWS mit simply-X eine Partnerschaft zum Thema POS eingegangen ist und an einer Schnittstelle Business Central/simply-pay gearbeitet wird, war es naheliegend, sich mit diesem Thema zu beschäftigen. Nach mehreren Präsentationen waren wir überzeugt, dass diese Kombination für Hannover 96 die richtige Entscheidung ist.
Was sind für Sie wesentliche Erfolgsfaktoren bei solch einem strategischen Projekt, welche Erfahrungen haben Sie gemacht und wie zufrieden sind Sie?
Baumgarte: Aus meiner Sicht war es das Wichtigste, dass die Stadionbesucher nichts von der Umstellung mitbekommen. Das Fan-Erlebnis darf nicht beeinträchtigt werden. Dies konnten wir gewährleisten. Darüber hinaus ist die Zeitplanung sehr wichtig. Wir haben uns entschieden, das Basis-Projekt Business Central in nur sechs Monaten umzusetzen. Das war wahrlich sehr sportlich, und wir sind seit dem 1. Juli 2019 im Live-Betrieb. Damit dies in einem so straffen Zeitfenster funktioniert, muss für ein perfektes Projektmanagement auf beiden Seiten gesorgt werden. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine zielgerechte und klare Kommunikation enorm wichtig ist, um zu vermeiden, dass unterschiedliche Wahrnehmungen auf gewisse Dinge entstehen. Ich empfehle, die User dahingehend zu motivieren, sich sofort zu melden, wenn aus deren Sicht etwas nicht so läuft, wie man sich das vorstellt. Dies ist deshalb wichtig, um Missstimmung im Projektverlauf und Folgekosten zu vermeiden. Ein respektvoller Umgang miteinander und ein lösungsorientierter Ansatz aller Beteiligten waren wichtig, um Schwierigkeiten, die es durchaus gab, aus dem Weg zu räumen.
Abschließend können wir feststellen, dass Business Central DOiT | Sport & Event die richtige Entscheidung für Hannover 96 war und wir zufrieden sind. (Stadionwelt, 16.12.2019)
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