Checkliste: Was ist beim Einsatz von Zelten zu beachten?

Beim Einsatz von Zelten für temporäre Events und Veranstaltungen gilt es einiges zu beachten. Die folgende Checkliste soll Veranstaltern einen Überblick über die wichtigsten Schritte bei der Veranstaltungsplanung mit Zelt verschaffen.

1. Frühzeitig ein Konzept entwickeln

• welche Art von Veranstaltung(en) in dem Temporärbau stattfinden soll
• mit welcher Personenzahl und Bestuhlung
• mit welcher Ausstattung (Bühne, Bestuhlung, Gastronomie, Beleuchtung, etc.)
• überlegen, über welchen Zeitraum der Temporärbau in Betrieb gehen soll

2. Einen kompetenten Dienstleister ansprechen

• der ein Zelt oder anderen Temporärbau vermietet oder verkauft
• der anhand des Veranstaltungskonzeptes Angebote für geeignete Bauten macht
• oder der als Komplettdienstleister auch die gesamte Veranstaltung betreut
• oder neben der Zeltfirma eine professionelle Event-Agentur engagieren

3. Den richtigen Standort finden

• der mit seiner Bodenbeschaffenheit und den Zugangswegen geeignet ist
• der entsprechend der Personenzahl weitere Aufbauten für Gastronomie und Sanitäranlagen etc. erlaubt
• der bei Bedarf PKW-Stellflächen hat
• der nicht mit Auflagen versehen ist die die Veranstaltung verhindern
• der über die nötigen Versorgungsanschlüsse verfügt

4. Die Behörden einbinden

• die zuständige Bauaufsicht oder andere zuständige Stelle ermitteln
• den Dialog über das Veranstaltungskonzept suchen und im Vorfeld den Genehmigungsbedarf klären
• den Temporärbau und die Veranstaltung melden (den Zelt- oder Event-Dienstleister beauftragen)
• Rechtzeitig die Genehmigung erwirken

5. Kompetenz aneignen

• Sich selbst (oder Vertrauensperson) kundig machen über Auflagen von:
• Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslands
• Richtlinie über den Bau und Betrieb Fliegender Bauten (FlBauR)
• Informieren, welche Versicherungen erforderlich sind
• Laut AGB bei Vertragsabschlüssen festlegen, wer für was verantwortlich ist
• Wissen, wer für welche Versäumnisse haftbar gemacht werden kann

6. Dienstleister-Check

• Hat die Zeltfirma einen Richtmeister mit gültigem Schein?
• Hat das Zelt/der Bau ein gültiges Prüfbuch? Entsprechen dessen Vorgaben dem, was stattfinden soll?
• Hat der Event-Dienstleister einen Veranstaltungsmeister oder professionellen Eventmanager?

7. Für den Betrieb und die Veranstaltung klären

• ob eine Ausschank-Genehmigung vorliegt
• ob TV- oder Funk-Übertragungen angemeldet werden müssen
• ob bei der GEMA angemeldet werden muss

8. Beim Betrieb und der Veranstaltung gewährleisten

• dass eine zuständige Person laufend die Einhaltung der Verordnungen überprüft (Notausgänge, Rettungswege, zugelassene Personenzahl etc.)

9. Weiter denken

• Frühzeitig Sponsoring-Konzept erstellen und die Flächen vermarkten
• Lohnt sich der Auf- und Abbau zwischen Veranstaltungen?
• Lohnst sich der Kauf eines Zeltes oder von Hauptkomponenten?
• Bei Betrieb eines größeren Zeltes ab drei Monaten mit Baubehörde Lösung erarbeiten