Planung eines Events mit Zelt

Um eine Zeltveranstaltung erfolgreich durchführen zu können, müssen im Vorfeld einige Punkte berücksichtigt werden.

Zeltbauten sind ebenso mannigfaltig wie ihre Einsatzgebiete und Verwendungszwecke. Vor der Buchung oder auch dem Kauf eines Zelts sollte man sich also über einige Punkte Gedanken machen. Doch nicht nur das Zelt selbst oder eine andere Art von Temporärbau allein gehören mit auf die Checkliste.

Zweck, Zeitraum, Zielveranstaltung

Ohne konkreten Anlass wird sich kaum ein Interessent über die Möglichkeiten von Zelten oder anderen Temporärbauten informieren. Somit ist auf jeden Fall ein Anforderungskatalog zu definieren. Zunächst steht fest, dass ein Zelt bestimmter Größe als „Fliegender Bau“ nur eine befristete Gebrauchsabnahme erhält – nach drei Monaten ist diese erneut fällig. Zudem stellt sich bei Betrachtung der Nutzungsdauer die Frage nach der Wirtschaftlichkeit: Soll das Zelt nur für ein Event-Wochenende bereitstehen oder lässt es sich, einmal angemietet und errichtet, vielleicht noch an weiteren Tagen gewinnbringend einsetzen? In diesem Fall sollte schon im Vorfeld geklärt werden, welche Art von Veranstaltungen mit jeweils welcher Personenzahl hier stattfinden könnten. Auch die Art des Caterings oder ein möglicherweise stattfindendes Rahmenprogramm sind für die Auswahl des richtigen Zelts von großer Bedeutung.

Auch auf die Größe kommt es an

Eine sorgfältige, effektive Planung sollte in Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Veranstaltungs-Dienstleister oder gleich mit einem Zelt-Vermieter erfolgen. Die Profis der Branche kennen den Schlüssel, mit dem sich anhand der Personenzahl die optimale Zeltgröße bestimmen lässt. So geht man etwa ohne Bestuhlung von einem Platzbedarf von 0,5 qm pro Person aus, ebenso bei Stehtischen. In der Reihenbestuhlung wird mit 0,8 bis 1 qm kalkuliert, ebenso bei Biertischen mit entsprechenden Durchgangswegen. Rechteckige Tische mit Bestuhlung benötigen bereits 1,2 bis 1,5 qm, runde Tische mit Bestuhlung 1,5 bis 2 qm pro Person. Soll am Abend ein Bankett stattfinden und am nächsten Tag beispielsweise eine Show ohne Bestuhlung und zum Abschluss ein Fest mit Biertischen, ergibt sich eine Verkettung von Kalkulationen, bei der nur Fachleute mit Erfahrung die richtige Empfehlung für die optimale Grundfläche beziehungsweise Spannweite des Zeltes aussprechen können – ganz zu schweigen vom Zelttyp und seiner Ausstattung. Welche Firsthöhe wird mindestens benötigt? Kommt eher eine Kassetten-Wand in Frage oder reicht ein Kunststoff-Vorhang?

Und was darf es kosten?

Selbstverständlich will der Veranstalter in einem möglichst frühen Planungsstadium wissen, auf welche Kosten er sich einzustellen hat. Die Entscheidung für ein Zelt beinhaltet aber, wie angedeutet, eine ganze Reihe voneinander abhängiger Faktoren. Somit sind Pauschalangebote „von der Stange“ in der Branche nicht üblich. Vielmehr kalkulieren die Vermieter unter anderem anhand vorgenannter Eckdaten und geben jeweils individuelle Angebote ab. Die Mietkosten für ein einfaches Zelt auf einer Wiese können sich auf 10 Euro pro Quadratmeter belaufen, bei einem aufwändigeren Aufbau können es schon 150 Euro sein. Wird ein nicht eingezäuntes Grundstück genutzt, so muss bedacht werden, dass das Zelt zusätzlich von einer Security-Firma bewacht werden muss, da der Veranstalter für jegliche Schäden und Diebstahl in Haftung genommen wird. Eine weitere Lösung ist die Errichtung eines Bauzauns, der das Gelände nach außen hin abschirmt. Der Spielraum ist groß – aber nicht so groß, dass ein Rahmen von 1.000 Euro überschritten werden dürfte, für die der Kunde einen Bau der luxuriösen Art erwarten darf.

Zeit ist Geld

Ein weiterer zentraler Faktor bei der Planung im Vorfeld ist die zur Verfügung stehende Zeit. Jeder Anbieter wird hierfür auf Anhieb eine Prognose parat haben. Man kann davon ausgehen, dass pro Tag 500 qm Zeltfläche gebaut werden können, bei Veranstaltungen mit Zelten um die 2.000 qm und darüber hinaus beschleunigt sich der Takt, weil das Zusammenspiel im Montage-Team immer effektiver wird, je besser die örtlichen Gegebenheiten bekannt sind. Bei 30.000 qm ist dann von 30 Tagen Aufbauzeit auszugehen. Bei Projekten dieser Größenordnung hält sich das Team durchgehend vor Ort auf. In Anbetracht aller grundsätzlichen planerischen Gesichtspunkte sowie der Umsetzung, die in wesentlichen Punkten behördlicher Genehmigungen unterliegen kann, ist ein Vorlauf von mehreren Monaten bis zu einem halben Jahr durchaus empfehlenswert.

Die solide Grundlage

Ebenfalls in einer frühen Phase muss der Veranstalter prüfen, ob ein geeigneter Grund auf einem geeigneten Gelände für den Aufbau eines temporären Bauwerks vorhanden ist – hierzu gehört beispielsweise auch, ob genügend PKW-Stellflächen zur Verfügung stehen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird ein Sachverständiger prüfen, ob die Standsicherheit im Hinblick auf die Bodenverhältnisse gewährleistet ist. Dies kann auf dem sprichwörtlichen Acker je nach Wetterlage nicht gegeben sein. Doch auch eine Wiese bietet nicht die optimale Bodenbeschaffenheit. Abgesehen vom Matsch bei beständigem Regen, der den Gästen den Besuch der Veranstaltung verleidet, sollte bedacht werden, dass der Montage-Trupp mit seinen Gabelstaplern gegebenenfalls einen signifikanten Flurschaden hinterlässt. Der Eigentümer des Grundstücks könnte Regress-Ansprüche geltend machen! Aus diesen Gründen ist auch der Sportplatz oft nicht die geeignete Fläche für Zelte und Bühnen – erst recht nicht, wenn dieser mit einer Rasenheizung ausgestattet ist, deren Heizspiralen durch die Zeltverankerung Schaden nehmen können. Im Zweifelsfall kann der Zeltbauer aber die Verwendung einer Auflastverankerung prüfen. Es sollte vorzugsweise eine befestigte Fläche hinreichender Größe aus Asphalt oder Schotter bereitstehen, auch Pflasterstein ist gut geeignet, da die einzelnen Steine herausgelöst und anschließend wiedereingesetzt werden können. Ist eine solche Fläche nicht vorhanden, kann mittels Bodenabdecksystemen Abhilfe geschafft werden. Sinnvoll ist es auch, das Gelände bei schlechtem Wetter im Vorfeld der Veranstaltung zu beobachten, um so mögliche Schwachstellen erkennen und Vorkehrungen treffen zu können.

An der Nordseeküste…

Doch selbst, wenn das Zelt vermeintlich sicher verankert ist, kann der Aufstellort per se für Mehraufwand sorgen. Aufgrund neu definierter Windzonen für Deutschland ist es möglich, dass in den Küstenregionen Niedersachsens, Schleswig-Holsteins und Mecklenburg-Vorpommerns spezielle statische Nachweise zu erbringen sind. Dies ist zwar nicht Sache des Zelt-Mieters, dennoch kann der Standort problematisch werden, wenn zum Beispiel die Montage am Strand nicht zugelassen oder eine verstärkte Verankerung gefordert wird. Auch kann es vorkommen, dass ein Zelt mit einer Spannweite von über 30 Metern keine Betriebsgenehmigung in der Windlastzone 3 oder 4 bekommt.

Zuwegung schafft Zufriedenheit

Sind die zugehörigen PKW-Stellflächen auf einer benachbarten Wiese angeordnet oder sollten sonstige Zuwegung über schwieriges Terrain führen, kann die Zuhilfenahme von Bodenabdecksystemen einen „barrierefreien“ Zugang gewährleisten. Mit entsprechenden Systemen lassen sich zudem Gräben überspannen oder abschüssiges Gelände überbrücken. In Kombination mit einer Überdachung entsteht ein Walkway, der in jedem Fall ein repräsentatives Entrée schafft. Die Bodensysteme gehören nicht immer zum Kerngeschäft der Zeltvermieter, können aber in der Regel über diesen beschafft werden. Sobald mit entsprechendem Publikumsverkehr zu rechnen ist, liegt das Herrichten oder die Bereitstellung von PKW-Stellflächen im Ermessen der Bauaufsicht und nicht des Veranstalters.

Und wer liefert mein Zelt?

Bei all diesen Überlegungen weit im Vorfeld der Veranstaltung sollte, wie eingangserwähnt, bereits ein Experte hinzugezogen werden. Bei der Wahl der Zeltfirma steht neben der Qualität der regionale Aspekt im Mittelpunkt – ob Hersteller und Vermieter oder reiner Vermieter: Für Events der kleinen und mittleren Kategorie ist der Transport-Aufwand kein wesentlicher Faktor im Angebot, so lange sich der Zielort in einem Radius von maximal 50 bis 100 km um den Firmensitz des Anbieters befindet. Bundes-, europa- und weltweit agierende Branchenriesen können durchaus das regionale Geschäft mit konkurrenzfähigen Preisen bedienen. Spätestens ab einer Entfernung von 300 km wird die Kostenexplosion durch den Transport aber nicht mehr darstellbar sein. Bei exklusiven und besonders aufwändigen Aufbauten hingegen relativiert sich dieser Posten schnell – große Projekte, die zudem kaum ein kleinerer Zelt-Service mehr auf die Beine stellen könnte, führen schließlich die Marktführer ohne Kilometerbegrenzung auf. Oft genug bietet der innerhalb einer Region tätige Event-Service auch ein Komplett-Paket inklusive Zeltdekoration, Catering, Licht und Ton sowie weiteren Dienstleistungen. Das Zelt stammt in aller Regel von einem der namhaften Hersteller und ist mit dessen Systemteilen kompatibel, sodass bei Bedarf erforderliches Material hinzubestellt werden kann.

An die Sponsoren denken

Mit den Kosten im Blick, wird sich jeder umsichtige Veranstalter frühzeitig um die Einbindung von Sponsoren bemühen. Die Zelt- und Werbe-Branchen bieten vielfältige Möglichkeiten, durch entsprechende Positionierung gute Einnahmen zu generieren. Ob es sich lohnt, die Plane eines Großzeltes zu bedrucken, muss im Einzelfall geprüft werden. In jedem Fall lassen sich spezielle Folien oder Fahnenstoffe (mit entsprechender Brandschutzklasse) am und im Zelt anbringen. Als einfache Lösung kommen unter anderem leichte Zusatz-Zelte oder -Stände sowie aufblasbare Lösungen in Frage, die, einmal „gebrandet“, auch beim nächsten gemeinsamen Anlass mit einem Sponsor eingesetzt werden können – und als Empfangsschalter, Info- oder Promotion-Stand den Event-Charakter einer Veranstaltung verstärken.

Die Planung eines Zeltevents
1. Dauer und Planung des Zeltbaus klären. Achtung: ab drei Monaten muss die Gebrauchsabnahme erneuert werden!

2. Optimale Zeltgröße bestimmen. Hierbei ist vor allem Art und Umfang des Caterings relevant:
- ohne Bestuhlung/Stehtische: 0,5 m²/Person
- Reihenbestuhlung/Biertische: 0,8 - 1,0 m²/Person
- Rechteckige Tische mit Bestuhlung: 1,2 - 1,5 m²/Person
- Runde Tische mit Bestuhlung: 1,5 - 2,0 m²/Person

Bild: Stadionwelt