Checkliste: Anbieter, Leistungen und Material

Bei der Suche nach dem geeigneten Dienstleister für Event-Infrastruktur ist das vordergründig günstigste Angebot nicht immer das beste. Die Auswahl an Anbietern, Dienstleistern, Leistungen und Material ist groß, weswegen Veranstalter die folgende Checkliste zu Rate ziehen sollten.

• Der Dienstleister kann als reiner Vermieter auftreten oder mehr Verantwortlichkeiten übernehmen bis hin zur Produktionsleistung, wenn entsprechende Kompetenzen gegeben sind.
• Je größer die Produktion, desto mehr Vermieter sind in der Regel für verschiedene Gewerke zuständig (z.B. LED-Wand, Bühne/Sound/Licht/Absperrungen/Sanitärbereich/Zelte/Container etc.).
• Material kaufen oder mieten? Eine Grundausstattung wird oft gekauft, dies insbesondere von Arena-Betreibern oder Veranstaltern, die an einem festen Standort agieren. Ausschlaggebend ist nicht nur die Kaufsumme, sondern auch der verfügbare Lagerplatz und die logistischen Möglichkeiten.
• Beim Vergleich von Anbietern darf nicht allein der Preis entscheiden. Bei Service, sicherem Material und professioneller Logistik gilt: Gute Leistungen haben ihren Preis. Gute Anbieter vermieten TÜV-zertifiziertes Material.
• In der Angebotsphase klären: Welche Leistungen sind erforderlich und im Mietpreis enthalten (z.B. Auf- und Abbau), Strecke zur Anlieferung und Transportmittel (z.B. x km à x 7,5-Tonner oder 40-Tonner)? Ist die Zuwegung zur Event-Location gegeben/ muss eine Schwerlaststraße installiert werden? Gelten Pauschalen oder wird nach Stunden abgerechnet? Muss das Personal des Dienstleisters untergebracht und verpflegt werden?
• Den Kontakt mit potenziellen Verleihern/Dienstleistern so früh wie möglich aufnehmen. Der lange Vorlauf schafft Klarheit bei der Kostenstruktur des Events und sicher die Verfügbarkeit des Materials.