Geschäftsbedingungen: Ein genauer Blick lohnt sich!

Das Leistungsspektrum der Unternehmen aus der Branche der Abdecksysteme geht über den Verkauf der Systeme hinaus. Das Serviceangebot ist groß. Die Aufmerksamkeit des Kunden sollte sich daher nicht auf den reinen (Miet-)Preis begrenzen.

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Wie bei allen Vertragsabschlüssen, ist auch bei Abdecksystemen zwingend ein Blick in die jeweiligen Geschäftsbedingungen zu werfen – egal ob ein Schutzboden gemietet oder gekauft werden soll. Welche Leistungen umfasst das Angebot, sind der An- und Abtransport im Preis inklusive, müssen Maschinen bereitgestellt werden, inwiefern werden Leistungen gewährleistet und was passiert mit einem beschädigten Produkt? Seriöse Anbieter von Schutzsystemen bieten oftmals ein großes Angebot in puncto Service an. Dennoch bestehen unternehmensspezifische Unterschiede, die beachtet werden müssen. Es empfiehlt sich in jedem Fall bei der Sondierung der jeweiligen Angebote die Geschäftsbedingungen sorgfältig zu prüfen, exakte Kostenrahmen mit dem Unternehmen abzusprechen und schriftlich zu fixieren, um nicht oder falsch eingeplante finanzielle Belastungen zu vermeiden.

Ein wichtiger Aspekt, der eng mit dem Mietpreis verbunden ist, ist die Mietzeit. Diese ist in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Anbieter festgehalten. Wichtig insofern, da bei gemieteten Abdecksystemen oft der Auf- und Abbau in den vertraglich vereinbarten Mietzeitraum fällt. Dies ist dann von Bedeutung, wenn im Auftrag, neben der Bereitstellung der Systeme, der unebene Untergrund erst fachgerecht bearbeitet werden muss, bevor sich der Abdeckboden sicher installieren lässt, was einige Tage in Anspruch nehmen kann.

Fachpersonal unterstützt vor Ort

Gerade bei großen Veranstaltungen und umfangreichen Systemen kann in dem Angebot Fachpersonal – mindestens ein Supervisor – im reinen Mietpreis inbegriffen sein. Andere Marktteilnehmer liefern eine detaillierte Aufbauanleitung mit dem System an, anhand derer der Auftraggeber die Abdeckböden selbst montiert. Auch durch Schulungen vor Ort kann etwa eingesetzten Hilfsarbeitern das notwendige Know-how vermittelt werden.

Optional und auf Wunsch wird den Veranstaltern der gesamten Auf- und Abbau mit angeboten. Jeder Kunde sollte prüfen, ob das eigene Personal oder die Bereitstellung von Arbeitskräften des Abdecksystem-Unternehmen (beziehungsweise lokalen Helferfirmen) die günstigere und qualitativ hochwertigere Lösung sind. Neben der Frage, wer das Personal zum Verlegen des Systems stellt, besteht Klärungsbedarf, ob das Abdecksystem-Unternehmen Maschinen (zum Beispiel Golfcarts) mitliefert oder etwa zum Abladen Gabelstapler oder Radlader bauseitig gestellt werden müssen. Bei einigen Schwerlastbodensystemen ist die zusätzliche Maschinenkraft inklusive. Nicht in das Angebot fällt häufig die Reinigung, die stattdessen von den örtlichen Betreibern direkt nach der Veranstaltung übernommen wird.

Fachwissen und Erfahrung im Rundum-Service nutzen

Allein aufgrund ihrer Dimensionen werden Stadionveranstaltungen in der Regel längerfristig geplant. Somit sind auch Rasenschutzsysteme früh ein Thema und werden bereits zwei bis drei Monate im Voraus gebucht. Im Bereich des Live-Entertainments erfolgen Mietanfragen ein halbes Jahr oder früher vor der eigentlichen Veranstaltung. Kurzfristig bestellte Rasenabdeckungen sind seltener ein Thema. Aber auch Ausnahmen bestätigen die Regel, denn unter anderem Meisterfeiern im Sport können nicht langfristig geplant werden. Als grobe Faustregel lässt sich etwa formulieren, dass – je nach Lagerbestand – Mengen bis zu 1.000 m² innerhalb von zwei Wochen geliefert werden können.

Ist es der Wunsch des Kunden, bieten die Schutzböden-Experten ihre Systeme im Rundum-Service an. So finden im Vorfeld Beratungsgespräche dahingehend statt, welches System für welche Anforderungen geeignet ist. Häufig ist beispielsweise bei Veranstaltungen in Stadien eine Kombination aus mehreren Abdeckböden erforderlich. Im Zuschauerbereich kommen Rasenschutzsysteme in Frage, der Bühnenbereich wird dagegen mit einem Schwerlastboden geschützt. Je nach Stadion kommen dann oftmals zusätzliche Grünflächen oder auch eine umlaufende Kunststoffbahn hinzu, die zusätzlich mit anderen Systemen abgedeckt werden müssen, um geschützt oder sogar befahrbar gemacht zu werden. Bei der Beratung geht es daher zunächst unter anderem um Fragen der Last. Wird der Boden ausschließlich von Fußgängern frequentiert, oder auch von Produktionsfahrzeugen wie Staplern oder gar von schwerem Gerät wie Kränen? Wird eine Bühne gebaut, und wenn ja, welche Art von Konstruktion wird errichtet?

Auch Wasser- und Lichteinfall spielen bei der Wahl des richtigen Produktes eine Rolle, und es lässt sich selten eine passende Entscheidung vom Schreibtisch aus treffen. Bei gemeinsamen Ortsterminen mit dem Veranstalter und dem Stadionbetreiber werden die örtlichen Gegebenheiten bereits im Vorfeld genau begutachtet. Die zu schützende Fläche wird abgemessen, Hindernisse wie Sprunggruben können berücksichtigt, Zufahrtswege von LKW ins Stadion und Lagermöglichkeiten geprüft werden. Oft erstellen die Fachleute der Branche zusätzlich die gesamten Planzeichnungen für die Veranstaltung. Die Unternehmen stehen jedoch nicht nur bei der Suche nach dem richtigen System für die verschiedenen Untergründe ihren Kunden zur Seite, sondern nehmen – wenn es der Wunsch des Kunden ist – auch an offiziellen Vorbesprechungen und Abnahmen durch örtliche Behörden teil. Wichtig zu wissen: Ob große oder kleine Projekte, die Abdecksysteme erfordern, bei den individuell erstellten Angeboten ist der Service in der Regel mengenunabhängig.

Garantien müssen abgeklärt werden

Auch wenn Abdeckböden für hohe Belastungen entwickelt wurden, sollte der Veranstalter ein Augenmerk auf einen entsprechend pfleglichen Umgang legen. Denn selbst, wenn Schädigungen nicht selbst verursacht wurden, haftet der Mieter – auch beim Diebstahl. Die beschädigten oder gar verloren gegangenen Produkte werden dann zum angebotenen Verkaufspreis berechnet. Auf der anderen Seite ist Vorsicht geboten: die Abdecksystem-Unternehmen geben nicht zwingend eine Garantie darauf, dass das Bodensystem den Untergrund nicht beschädigt, da etwa auf sensiblen Rasenflächen das Risiko nicht kalkulierbar ist – wenngleich der Kunde hinsichtlich Punktbelastungen oder maximaler Liegezeiten beraten wird, um das Risiko möglichst klein zu halten. Es empfiehlt sich, Garantie-Fragen mit dem Unternehmen im Detail abzuklären. Folgt ein Veranstalter den Empfehlungen für die vorbereitenden Maßnahmen, die für ein gutes Ergebnis erforderlich sind (etwa richtiges Wässern und Mähen vor dem Aufbau eines Rasenschutzsystems) und handelt er nicht grob fahrlässig, kann er auf Kulanz seitens des Abdecksystem-Dienstleisters hoffen, oder dieses übernimmt im Rahmen einer vereinbarten Garantie die entstehenden Konsequenzen.

Wichtig: Transportkosten

Die komplette Transportlogistik wird in der Regel von den Dienstleistern selbst übernommen, die Kosten hierfür trägt jedoch der Kunde. Der Kostenaufwand variiert häufig nach Strecke. Es werden zunächst entfernungsabhängige Pauschalen herangezogen, die etwa bei Aufträgen aus dem Ausland verschieden sein können. Beeinflusst werden die Kosten außerdem durch weitere Variablen wie Sonderfahrgenehmigungen für Sonntags- oder Feiertagsfahrten, Ausfuhrabwicklung in nicht EU-Länder, anfallender Maut oder verschiedene Versicherungen. Gegebenenfalls können zusätzliche Kosten entstehen, wenn die Zuwegung zur Abladestelle nicht frei ist und die Freilegung außerplanmäßig vom Unternehmen übernommen werden muss.

Zahlungsbedingungen

Welche Zahlungsbedingungen von den Unternehmen der Branche angeboten werden, unterscheidet sich von Kunden zu Kunden. Ein Erstkunde beispielsweise muss in der Regel per Vorkasse zahlen. Bei einem bereits bestehenden Geschäftsverhältnis dagegen ist es etwa möglich, eine Hälfte beim Auftragseingang, die andere innerhalb von zehn Tagen auf Rechnung zu begleichen.

Zeitraum einhalten

Sollte ein Kunde die Mietzeit eigenständig verlängern, werden zusätzliche Kosten fällig. Die Unternehmen berechnen etwa pro zusätzlich angefangener Woche eine neue Mietzeit. Dies geschieht gegebenenfalls – sofern sie in den Geschäftsbedingungen Erwähnung finden – auch zu neuen Preisen.

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