Checkliste: Was ist bei der Miete von Möbeln zu beachten?

Die Auswahl an Mobiliar und Einrichtungsgegenständen zur Miete ist groß. Veranstalter sollten sich daher bereits im Vorfeld genaue Gedanken über die Einrichtung eines Zeltes, eines Containers oder einer Veranstaltungsstätte machen. Beim Anmieten des Mobiliars gibt es einiges zu beachten, wie die folgende Checkliste verdeutlichen soll.

1. Frühzeitig ein Konzept entwickeln

• welche Art von Veranstaltung soll stattfinden
• mit welcher Personenzahl und Bestuhlung
• mit welcher Ausstattung (Bühne, Bestuhlung, Beleuchtung etc.)
• Cateringkonzept erstellen
• über welchen Zeitraum

2. Einen kompetenten Dienstleister ansprechen,

• der eine große Auswahl an Mietmöbeln anbietet
• der anhand des Veranstaltungskonzeptes geeignete Angebote machen kann
• oder der als Komplettdienstleister auch die gesamte Veranstaltung betreuen kann
• Hat das Untenehmen Erfahrungen in derartigen Events/Referenzen?

3. Die richtige Möbel- und Dekorationsauswahl treffen

• die zum Veranstaltungskonzept passt
• die zur Veranstaltungsstätte passt
• mit der sich die Gäste wohl fühlen und identifizieren können
• die einen hohen Gesamtnutzen verspricht
• die ins Budget passt

4. Informationsaustausch mit dem Dienstleister

• Raumplan erstellen
• Anregungen aufnehmen und eventuell umsetzen

5. Konditionen festlegen

• Hinweise der AGB kennen
• Haftungshinweise beachten
• Vertragsinhalte bestimmen
• Transportbedingungen und eventuell -kosten festlegen
• Aspekte der Reinigung besprechen

6. Kompetenz aneignen

• Verantwortliche Person bestimmen
• Kenntnisse über Auflagen von:
• Versammlungsstättenverordnung des Bundeslandes
• Brandschutzrichtlinien
• Pflicht zur Bereitstellung von Fluchtwegen

7. Beim Betrieb und der Veranstaltung gewährleisten

• dass die Möbel in einem guten Zustand bleiben
• und keine Verletzungsgefahr entsteht
• dass laufend die Berücksichtigung der Verordnungen überprüft wird (Notausgänge, Rettungswege, zugelassene Personenzahl etc.)

8. Überlegung weiterer Aspekte

• Frühzeitig Sponsoring-Konzept erstellen und eventuell Möbel oder Dekorationsartikel mit Werbezügen vermarkten
• Lohnt sich vielleicht eine langfristige Miete für Folgeveranstaltungen?