Unverzichtbar: Veranstaltungs-Versicherungen

Bei der Event-Planung muss der geeignete Versicherungsschutz frühzeitig gefunden und im Budget verankert werden. Die Veranstalterhaftpflichtversicherung gehört zum Pflichtprogramm.

Bei der Love-Parade 2010 in Duisburg kam es aufgrund einer Massenpanik zu massiven Personenschäden: 21 Menschen starben, über 500 wurden verletzt. Der Veranstalter des Großevents war über 7,5 Millionen Euro versichert, was im Falle eines Schuldzuspruchs über Insolvenz oder Fortbestehen des Unternehmens entscheiden könnte. Beispiele wie das der Love-Parade zeigen, wie wichtig es ist, sich im Vorfeld einer Veranstaltung auch über den Versicherungsschutz Gedanken zu machen. Je nach Art des Events ist es angeraten, unterschiedliche Versicherungen abzuschließen. Ein Experte kann hierbei beratend zur Seite stehen.

Neben Zeitpunkt, Lokalität, Logistik und weiteren wichtigen Punkten in der Veranstaltungsplanung sollte in einer möglichst frühen Phase auch die Versicherung des Events eine wichtige Rolle spielen. Dies ist nicht nur aufgrund der Wahl eines geeigneten Versicherungsunternehmens und -schutzes angeraten, sondern auch aus Kostengründen. Was vom Veranstalter häufig übersehen wird: Die Event-Versicherung muss genauso in das zur Verfügung stehende Budget einkalkuliert werden wie weitere Kostenpunkte.

Wichtig für das Versicherungsunternehmen sind die Angaben zu Art, Ort und Zeitraum der Veranstaltung sowie die erwartete Personenzahl. Auch Besonderheiten der Veranstaltung wie beispielsweise der Einsatz von Pyrotechnik und Fahrgeschäften oder die Beschäftigung einer großen Zahl weiterer Dienstleister müssen angegeben werden. Hierbei gilt, je mehr weitere Unternehmen an einer Veranstaltung beteiligt sind und je mehr Eigenarten eine Veranstaltung aufweist, desto wichtiger ist die Beratung durch einen Experten. Dieser kann ein individuelles und auf das Event abgestimmtes Angebot erstellen und somit einen optimalen Versicherungsschutz gewährleisten.

Notwendiger oder optionaler Schutz?

Bei weniger komplexen Veranstaltungen kann der Versicherungsschutz in Eigenverantwortung zusammengestellt und über die Homepage des Versicherungsunternehmens beantragt werden, was von vielen Kunden in Anspruch genommen wird. Eine Begehung des Veranstaltungsgeländes durch den Versicherer im Vorfeld ist in den meisten Fällen nicht notwendig, sollte jedoch ab einer Veranstaltungsgröße von 10.000 Personen und bei baulichen Besonderheiten der Veranstaltungsstätte durchgeführt werden. Ein Experte kann hierdurch die Gegebenheiten vor Ort untersuchen und auf wichtige Punkte hinweisen. Auch eine eventuelle Haftung des Betreibers wird geprüft. Kommt die Versammlungsstättenverordnung zum Tragen, so kann auch dieser für eventuelle Schäden haftbar gemacht werden.

Die wichtigste der Event-Versicherungen ist die Veranstalterhaftpflichtversicherung. Diese ist ein Muss bei jeder Veranstaltung und sollte deswegen auf jeden Fall abgeschlossen werden. Die Versicherung kommt bei Personenschäden und Sachschäden zur Anwendung und kann über verschiedene Deckungssummen abgeschlossen werden. Die Deckungssumme ist wiederum auch ein entscheidender Faktor bei den Kosten der Versicherung. Wichtig: Schäden, die durch Besucher verursacht werden, sind nicht über die Haftpflicht des Veranstalters versichert. Da es regelmäßig am Verschulden des Veranstalters fehlt und da dieser auch aus Vertrag heraus haftet, zum Beispiel bei der Anmietung von Equipment, ist das zu berücksichtigen.

Weitere wichtige Versicherungen sind die Equipment- und Technikversicherung sowie die Veranstaltungsausfallversicherung. Der Abschluss ersterer ist vor allem dann angeraten, wenn teures Equipment und Technik bei der Veranstaltung genutzt werden, denn auch hier haftet der Mieter für Schäden oder Abhandenkommen, zum Beispiel Diebstahl, die er zwar nicht verschuldet, aber trotzdem für den Schaden gegenüber dem Eigentümer einzustehen hat. Letztere sollte gebucht werden, wenn der Ausfall der Veranstaltung den Veranstalter in wirtschaftliche Bedrängnis bringen würde. Versichert werden nicht nur die Ausfallproduktion sondern optional auch der Ausfallgewinn, was unter anderem Eintritts-, Sponsoren- und Mediengelder sowie den Gewinn aus dem Verkauf von Getränken und Speisen miteinschließt.

Zusätzlich können eine Garderobenversicherung, eine Unfallversicherung für Teilnehmer und Mitarbeiter, ein Rechtsschutz, eine Zelt-Versicherung, eine Versicherung für Caterer, oder bei Verlosungen eine Gewinnspielversicherung abgeschlossen werden. Diese Versicherungen sind jedoch als optional zu betrachten und es sollte von Fall zu Fall geprüft werden, ob diese notwendig sind oder nicht. Dem Veranstalter steht bei einigen Versicherungsdienstleistern zudem eine Event-All-Risk-Police zur Verfügung. Diese enthält neben der Veranstalterhaftpflichtversicherung, der Veranstaltungsausfallversicherung und der Equipment- und Technikversicherung auch eine Versicherung für Mietsachschäden. Angeraten ist solch eine pauschale Versicherung, wenn die Erstellung einer Inventarliste für die eingesetzte Technik nur schwer zu bewerkstelligen ist. Auch kann diese Kombination günstiger sein, als mehrere Einzelversicherungen.

Buchung von Zusatzoptionen

Zu jeder Versicherung können vielfältige Zusatzoptionen gebucht werden, die den Versicherungsschutz erweitern, jedoch nur bei bestimmten Gegebenheiten notwendig sind. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Veranstaltung auf öffentlichen Straßen stattfindet oder es durch die Veranstaltung zu Flurschäden kommt. Solche Fälle müssen über die Veranstalterhaftpflichtversicherung gesondert versichert werden. Auch können Schäden mitversichert werden, die durch Besucher und Gäste verursacht werden. Echte Vermögensschäden wie beispielsweise Fehlbuchungen von Hotels oder auch fehlerhaft gedruckte Flyer oder Poster stellen ebenfalls eine Zusatzoption dar. Letztere ist vor allem für Unternehmen angeraten, die PR-Tätigkeiten ausüben und denen durch falsche Veröffentlichungen erhebliche Schäden entstehen könnten.

Die Event-Versicherung wird jeweils für einen fest bestimmten Zeitraum abgeschlossen. Dieser sollte neben der Dauer der Veranstaltung auch den Auf- und Abbau einschließen, da es auch dort schon zu Sach- oder Personenschäden kommen kann. Eine Option für Veranstalter, die häufig Events durchführen, ist die Buchung einer Versicherung, die alle Veranstaltungen in einem Jahr umfasst. Vorteil dieser Versicherung ist, dass beliebig viele Veranstaltungen in dem laufenden Jahr veranstaltet werden können, ohne dass zusätzliche Kosten für den Versicherungsschutz entstehen. Zudem muss keine der Veranstaltungen gesondert bei dem Versicherungsunternehmen angemeldet werden, außer es handelt sich um ein Event über 10.000 Besucher je Tag. Eine pauschale Versicherung lohnt sich aber gegenüber den Einzelbeiträgen erst ab einer Anzahl von vier bis fünf kleinen Veranstaltungen, oder insgesamt ab 5.000 Besuchern, denn dann ist der Jahresvertrag bereits günstiger.

Je nach Anzahl der Personen und Umfang der Veranstaltung können verschiedene Deckungssummen bezüglich der Veranstalterhaftpflichtversicherung gewählt werden. Diese reichen von drei bis zehn Millionen Euro und kosten den Veranstalter zum Beispiel zwischen rund 85 und 115 Euro bei Events bis 500 Besucher. Eine Deckungssumme von drei Millionen Euro ist hier in der Regel ausreichend. Über 500 Personen sollte mindestens eine Deckungssumme von fünf Millionen Euro gewählt werden. Eine pauschale Veranstalterhaftpflichtversicherung für ein Jahr kostet den Veranstalter rund 600 Euro. Der Preis für die Garderobenversicherung richtet sich nach der Anzahl der ausgegebenen Marken. Pro 1.000 Stück muss mit circa 100 Euro gerechnet werden.

Selbstbeteiligung wählen

Auch über die Höhe der Selbstbeteiligung muss im Vorfeld entschieden werden. Für Sachschäden ist dabei in der Regel eine Übernahme der Kosten von 150 Euro angeraten. Bei Versicherung gegen Vandalismus/Diebstahl wird üblicherweise eine Selbstbeteiligung von 25 Prozent des beschädigten Gegenstands fällig. Um in diesem Fall bei besonders hohen Sachschäden eine zu hohe Selbstbeteiligung zu vermeiden, gibt es die Möglichkeit, die Selbstbeteiligung auf eine Obergrenze festzulegen. Der Veranstalter trägt dann nur maximal diese Summe. Der Rest wird vom Versicherer erstattet. Personenschäden werden üblicherweise ohne Selbstbeteiligung versichert.

In der Regel ist es möglich, für jede Art von Event einen Versicherungsschutz abzuschließen. Es gibt jedoch Veranstaltungen, bei denen sich dies aufgrund bestimmter Risiken, wie häufigen Unfällen, Vandalismus und weiteren, schwieriger gestaltet. Dies ist sowohl bei Rock-, Hardrock oder Punk-Konzerten der Fall als auch bei Luftfahrtveranstaltungen und Veranstaltungen politischer Organisationen. Auch Motorsportevents fallen unter diese Risikogruppe. Für letztere besteht sogar die Pflicht, neben der Haftpflicht auch eine Unfallversicherung für Besucher und Teilnehmer abzuschließen.

In Deutschland ist der Markt an Versicherungsunternehmen, die eine Event-Versicherung anbieten, noch recht überschaubar. Weniger als zehn Firmen, darunter auch spezialisierte unabhängige Versicherungsmakler, haben sich auf dieses Gebiet spezialisiert. Europaweit sieht das ein wenig anders aus. Veranstalter haben dort die Wahl zwischen einer Vielzahl von Unternehmen. Um diese zu erleichtern, lohnt ein Blick in die Referenzen, die mit den eigenen Veranstaltungsbedingungen verglichen werden können. Jedes Event ist schließlich anders und benötigt deswegen einen individuellen Versicherungsschutz.

Angaben für das Versicherungsunternehmen

- Art der Veranstaltung / Veranstaltungsort / Zeitraum der Veranstaltung / Besonderheiten (z. B: Einsatz von Pyrotechnik) / Erwartete Personenzahl

Wichtige Event-Versicherungen:

- Veranstalterhaftpflichtversicherung

- Equipment- und Technikversicherung

- Veranstaltungsausfallversicherung

Optionale Event-Versicherungen:

- Garderobenversicherung

- Unfallversicherung für Teilnehmerund Mitarbeiter

- Rechtsschutz mit Vertragsrechtsschutz (Urheberrecht, GEMA)

- Vermögensschadenhaftpflicht für Eventplaner, PR-Agenturen

- Zelt-Versicherung

- Versicherung für Caterer

- Gewinnspielversicherung