Papiertickets und Druck

Es geht auch mit dem Laserdrucker, aber mit Thermodruckern produzierte und bearbeitete Hardtickets sind die zeitgemäße Methode und gehören zur konsequenten Anwendung eines Online-Systems.

Das klassische Hardticket, also die physisch greifbare Eintrittskarte aus Papier beziehungsweise Karton, macht nach wie vor den überwiegenden Teil aller Tickets aus, die keine Dauerkarten sind. Wo immer eine Vorverkaufsstelle oder eine Tageskasse öffnet, aber auch dort, wo der Versand großer Mengen per Post erfolgt, ist eine schnelle und unkomplizierte Abwicklung erwünscht.

Dies insbesondere dort, wo eine Warteschlange entsteht. Stadien und Arenen und Sportvereine mit ihrem hohen Zuschauerandrang innerhalb weniger Stunden stehen unter besonderem Druck. Aber nicht nur die Vorgänge am Schalter oder im Versand, sondern auch weitere Abläufe im Back Office sind zu berücksichtigen, so administrative Tätigkeiten wie die Zuteilung von Kontingenten, Reservierungen und Stornierungen. Und am Ende steht die Abrechnung.

Grundsätzlich nutzen Vereine und Veranstalter zwei Möglichkeiten. Zum einen können die Karten in der Geschäftsstelle auf dem Laserdrucker erstellt werden – ein Weg, der durchaus noch gebräuchlich ist, in erster Linie dann, wenn kleinere Kontingente zu handhaben sind. Die von der Druckerei gelieferten und im Idealfall perforierten Bögen enthalten mehrere Vordrucke, die entsprechend einer Vorlage aus dem PC auf dem Laserdrucker mit Platznummern und aktuellen Daten vervollständigt werden. Die fertig konfektionierten Eintrittskarten müssen dann aber noch sicher zu den Kassen gebracht werden.

Anschließend gehen die Rückläufer den gleichen Weg zurück ins Büro, wo sie von einem Mitarbeiter einzeln abgezählt und in die Buchhaltung eingegeben werden. Bei dieser Methode kann es immer vorkommen, dass ein Überschuss an Tickets produziert wird oder Doppelungen vorkommen. Außerdem ist zu bedenken, dass Laserdrucker hohe Kosten beim Verbrauchsmaterial, so unter anderem dem Toner, verursachen und der Dauerbetrieb selten zuverlässig funktioniert.

Zuverlässiges Zusammenspiel

Die zweite, praktischere Möglichkeit des Ticket-Handlings, bietet sich mit der Verwendung spezieller Thermodirekt-Ticketdrucker. Die zentrale Steuerung erfolgt dabei über eine Software, mit der alle Kartenkontingente verwaltet und abgerechnet werden. Während also die Ticketing-Abteilung vom Büro aus alle Blöcke oder Sitze für das System freigibt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in den Vorverkauf gehen oder an der Tageskasse angeboten werden, hat jedes Terminal mit Drucker am Point of Sale eben nur diese Karten im Angebot, und nur die tatsächlich verkauften Karten werden auch ausgedruckt. Die Erfassung des Verkaufs im System erfolgt in Echtzeit, somit kann der Verein oder Veranstalter auch jederzeit per Knopfdruck seinen Rapport abrufen und sich ein detailliertes Bild von der Sitzplatzbelegung oder Füllung von Stehplatzbereichen machen.

Die Hardware, im Gegensatz zu den Laser- Druckern eigens entwickelte Thermodrucker, wird den Anforderungen auch bei hohem Andrang am Schalter gerecht – mit ständiger Betriebsbereitschaft durch den Entfall des Toners und der Trommel sowie mit hoher Ausfallsicherheit, weil die reduzierte Anzahl an mechanischen Komponenten besonders robust ist. Auch in der Geschwindigkeit sind Vorteile zu verzeichnen.

Es handelt sich um sehr kompakte Geräte, in der Regel mit wenigen Bedienelementen, weil dem Benutzer nur das Mindestmaß an Bedienung und technischen Kenntnissen abverlangt wird. Die Desktop- Modelle sind robuste Kassetten, ferner gibt es Einbaudrucker, die in die Tischplatte oder die Einrichtung eines Schalters integriert werden können, und Ausführungen mit weiteren spezifischen Eigenschaften. Die Qual der Wahl wird dem Entscheider im Verein insofern weitgehend abgenommen, als dass die Thermodrucker fast ausschließlich als Komponenten eines Gesamtsystems vom Ticket-Partner kommen. Weil es sich nicht um ein Endkundengeschäft handelt, ist für diesen auch kaum eine Preisstruktur mit Vergleichsmöglichkeiten ersichtlich.

Als Anhaltspunkt mag dienen, dass der Anschaffungspreis für ein einzelnes Gerät hochwertiger Machart bei mindestens 1.000 Euro liegt. Je nach Geschäftsmodell des Ticketing-Dienstleisters wird der Drucker mit wenig Aufschlag an den Kunden durchgereicht – oder aber auch mit hoher Marge. Besteht die Möglichkeit, spricht für den Endkunden nichts dagegen, verschiedene Modelle in einer Demonstration zu vergleichen. Geschwindigkeit, Geräuschentwicklung und der allgemeine Eindruck von der handwerklichen Verarbeitung können Hinweise darauf geben, welches Modell die bessere Wahl ist.

An dieser Stelle sparen zu wollen, macht keinen Sinn. Von einem hochwertigen Gerät darf man eine Lebensdauer von mindestens 10 bis 15 Jahren erwarten. Somit relativiert sich der Anschaffungspreis. Jedoch sollte man die Vereinbarung mit dem Anbieter darauf prüfen, welche Reparatur- oder Wartungsarbeiten gegebenenfalls inklusive sind oder ob vielleicht sogar eine lebenslange Garantie auf Verschleißteile gewährt wird. Im Gegensatz zu vielen weiteren Technologien wurde der Standard der Thermodrucker mittlerweile bereits seit Jahren beibehalten, und es steht laut der Aussage von Experten auf lange Sicht auch keine Ablösung durch neue Systeme an.

Das Material – mehr als nur Papier

Der Grund dafür, dass die Thermodrucker so zuverlässig und unkompliziert zu handhaben sind, liegt auch im Material der Tickets: Verbrauchsmaterial wie der Toner kann entfallen, weil der Druckkopf den Text nicht aufträgt, sondern die Individualisierungsmerkmale per Hitzeeinwirkung in eine spezielle Schicht des Ticket-Rohlings einbrennt. Hieraus ergeben sich für das Ticket-Material spezifische Anforderungen. Eine durchgehend hohe Qualität und Zuverlässigkeit des Systems ist nur gewährleistet, wenn die Materialeigenschaften des Kartons, die Druckfarben und Beschichtungen optimal auf den Thermodruck eingestellt sind und die Leistung des Druckkopfes nicht beeinträchtigen.

Um derartige Details braucht sich der Endkunde keine Gedanken zu machen, wenn er sich auf einen Komplettanbieter verlässt, der die spezifischen Parameter berücksichtigt. Die Rohlinge können aber auch bei jeder entsprechend spezialisierten Druckerei auf dem freien Markt beschafft werden. In den allerseltensten Fällen dürfte der Einkaufsleiter eines Vereins zugleich Ingenieur der Druckereitechnik sein, und selbst dann noch handelt es sich um ein Spezialgebiet. Eine gute Beratung durch den Anbieter für die Rohlinge spielt von daher eine Rolle; beim Auswerten von Vergleichsangeboten darf nicht allein der Preis ausschlaggebend sein, da die Kompetenz der Druckerei in mehreren Punkten wichtig ist.

Neben dem Design der Tickets, das selbstverständlich drucktechnisch perfekt umgesetzt werden soll und vielleicht auch der Veredelung, kommen spezielle funktionale Merkmale und Verarbeitungsschritte hinzu, die bei Eintrittskarten spezifisch ausfallen. Die Rohlinge werden in der Regel in Zickzack-Faltung als Stapel geliefert werden. Hat der Drucker einen Cutter, schneidet er das Einzelticket ab, sobald es fertig ist. Beim Einsatz von Druckern ohne Cutter muss der Ticket- Rohling eine Perforierung haben, sodass der Mitarbeiter im Schalter die Abtrennung manuell vornimmt. Entsprechend kann die Druckerei auch Kontrollabrisse vorstanzen. Bei der Wahl der Breite und der Länge der Tickets besteht eine große Bandbreite, wie auch bei der Gestaltung der Rohlinge.

Letztere transportieren das Corporate Design eines Vereins oder einer Veranstaltung und dienen damit als Visitenkarte, die sich durchaus Image fördernd auswirken kann. Ein Event, das sich im Premium-Bereich einsortiert, wird sich nicht gern mit einer gewöhnlichen Optik präsentieren. Jedoch kann dieser Kompromiss systembedingt erforderlich sein. So kommen bei bundesweit abrufbaren Ticketing-Systemen fast nur simple Standard-Layouts zum Einsatz, in die der Thermodrucker neben dem Titel der Veranstaltung und der Sitznummer allenfalls ein einfaches Logo einprägt. An den eigenen Tageskassen hat der Veranstalter unter Umständen aber die Möglichkeit, sich individueller darzustellen.

An den Kopierschutz gedacht?

In allen Fällen ist wiederum die Beratung durch die Druckerei empfehlenswert. Nicht nur das Format des Tickets, sondern darüber hinaus die Funktionsflächen sollten möglichst im Rahmen von Standards angeordnet sein. Hierzu gehören zum Beispiel die fortlaufende Nummerierung und Sicherheitselemente. Den Großteil von Druckkosten macht stets die Einrichtung der Maschinen aus. Somit ist es, insbesondere bei kleineren Auflagen, immer am günstigsten, etwa das Sicherheitshologramm dort einzusiegeln, wo es der Hersteller empfiehlt, damit eine von dessen Maschineneinstellungen weiter verwendet werden kann. Das erwähnte Hologramm gehört zu den an häufigsten verwendeten Elementen zur Authentifizierung von Tickets.

Es kann sich um eine Applikation mit der typischen 3-D-Wirkung handeln oder aber auch um Glitzerfolie, in die ein Motiv eingearbeitet wird. Darüber hinaus bieten sich Spezialpapiere mit Wasserzeichen an, reaktive Farben, Prägungen, unsichtbare Farben, Mikroschriften oder Kopierschutzfarbe. Ob eine Eintrittskarte aus dem Thermodrucker stammt oder aus einem auf dem Laserdrucker erstellten Bogen geschnitten wurde, ist auch an der Materialstärke erkennbar. Rund 180 g/m² sind eine gängiger Wert im Thermo-Verfahren. Hier ist der handelsübliche Laserdrucker schon überfordert, aber die Bandbreite des Thermodruckers reicht bis an die 300 g/m² – ein solches Ticket übersteht mechanische Belastungen und repräsentiert nicht zuletzt auch die Wertigkeit einer Veranstaltung.